研究室の進捗報告会議とは？炎上をふせぐ4つの注意点

こんにちは。小心者ハカセのただなおです。

新しく研究室に配属されたばかりの学生さんにとって、「進捗報告会議」とは耳慣れないものですよね。

「炎上」とか「燃える」みたいな話を聞いて、怖いと思っている人もいるのではないでしょうか。

今回の記事では、大学の研究室で行われる「進捗報告会議」とは何なのか、基本的なことをお話したいと思います。

では行きましょう！

進捗報告会議とは？

進捗報告会議とは、研究室の指導教員（教授など）や研究グループのメンバーが集まり、各学生が自分の研究の進展内容を報告する会議のことです。

呼び方は研究室によって変わり、進捗報告会議、進捗ミーティング、定例会議、プログレスレポート、ゼミなどと呼ばれたりします。

進捗報告会議の頻度は？

研究室によって変わりますが、1週間に1回、2週間に1回、1か月に1回が一般的だと思います。

またラボによっては、これとは別に、数か月に1回単位で研究の進捗をまとめて報告する、より大きな会議もあるようです。

会議の報告形式は？

パワーポイント等で作成したスライドを用いてプレゼンテーションする形式が多いです。

研究室によっては、事前に報告概要をA4サイズ１～2枚でまとめて提出するところもあるようです。

私の研究室では、会議前日までにパワポ資料（スライド枚数指定なし）を提出し、当日にプレゼンするスタイルでした。

会議では具体的に何をするの？

進捗報告会議では、各学生が前回会議から行ってきた研究活動の内容や、今後の予定などをプレゼンします。

その後、報告内容について指導教員や他のメンバーから質問や意見をもらい、発表者が回答していきます。

また議論が発展し、みんなでアイディア出しをするような時もあります。

時に、批判的なコメントをもらったり、研究姿勢をしかられたりするなんてことも…

進捗報告会議は何のために行うの？

研究室で進捗報告会議をおこなう理由は２つあります。

1. 学生の研究能力を高めるため

まず1つ目は、学生の研究能力を高めるためです。

大学院は研究活動を通して、研究能力や専門的な知識を深めていくところです。

学生は報告資料の作成やプレゼン、指導教員やメンバーとの議論を通じて、研究に必要な素養を磨いていきます。

研究資金の獲得につなげるため

2つ目は、指導教員が学生の研究を適切な方向性へ軌道修正し、研究資金の獲得につなげる側面もあります。

指導教員は研究室を運営し、学生が研究できる環境を整えるため、国や民間企業などから研究資金を集めなければなりません。

研究成果を挙げて多くの資金を提供してもらえるように、進捗報告会議で学生の研究をマネジメントしています。

進捗報告会議ではどんな能力が身につくの？

上で、進捗報告会議は学生の研究能力を高める場でもあると説明しました。

ここでいう「研究能力」とは具体的になんなのか。

私は進捗報告会議で鍛えられる能力は主に4つあると考えています。

一つずつ説明します。

1. PDCAサイクルを回す力

1つ目がPDCAサイクルを回す力です。

PDCAサイクルとはPlan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（対策、改善）→…からなる業務改善プロセスです。

PDCAサイクルを回して仕事を行うことで、成果物の質を高め、効果的に目標へと近づくことができます。

研究で成果を上げるためには、自分でPDCAサイクルを回す力が必要です。

進捗報告会議では普段の研究活動の中で、いかにPDCAを回しているかが問われます。

ゆえに、厳しい意見をぶつけられることも、しばしば。

厳しい会議を何度も乗り越えるなかで徐々にPDCAを回す力が養われていくのです。

2. プレゼンテーション能力

報告内容をスライドとして整理し、人前で発表することを通じて、プレゼンテーション能力が鍛えられます。

進捗報告会議では内容はもちろんですが、スライドの体裁やプレゼン自体に対する指摘をもらうこともあります。

いずれやってくる卒論発表や学校発表で（就職後も）、進捗報告会議で鍛えられたプレゼンスキルが大いに役立つでしょう。

3. 論理的な説明能力

論理性の重要性はもはや説明する必要もないでしょう。

自分の研究を人に理解してもらったり、建設的に議論を進めるためには論理的に話す力は欠かせません。

説明に矛盾や論理の飛躍があると、相手を納得させることはおろか、信頼してもらうこともできません。

進捗報告会議でのプレゼンや質疑応答、ディスカッションを通じて、論理的に説明する力が自然と鍛えられていきます。

4. 英語力

英語を使って進捗報告する研究室に限られますが、研究者として必要な英語力が鍛えられます。

研究者として活躍するには、論文執筆や学会発表などの「英語のアウトプット」は欠かせません。

ですが、この英語のアウトプットこそ苦手な学生さんは多いのではないでしょうか。

英語による進捗内容のスライド作成やプレゼン、議論を通じて、英語のアウトプット力を大いに鍛えることができます。

最初はかなり苦労しますが、その積み重ねは必ず血肉となります。

進捗報告会議で炎上するってホント？

「進捗報告会議は教授に詰められて炎上する場」という話をよく耳にしますね。

まぁ、これはホントです。燃えるときは燃えます。大炎になることも…

ただ炎上するパターンは大体同じで、「基本的なことができていない」時。

大抵、以下のどれかに集約されます。

自身何度も燃え、そして他人の炎上も何回も見て、気づきました。

普段から試行錯誤して実験して分かりやすく報告することができれば、燃えるようなことはほとんどありません。

過剰に恐れる必要はないと思います。

炎上をふせぐ基本的な注意点

進捗報告会議で炎上しないようにするための基本的な注意点を4つあげます。

一つずつ 説明していきますね。

1. 普段から計画的に研究を行う。

結局、普段からコツコツと計画的に研究をすることが一番大切です。

たとえば、普段あまりラボに来ず、進捗報告前だけ来て慌ててとったデータを見せる。

このような急増した報告資料はやはり教授に見抜かれ、炎上します。

研究はやればやった分だけ結果が出るものではありません。

むしろ、やってもやってもうまくいかないことの方が多いです。

そんな投げ出したくなるような状況でも「何でや、どうしたらいいんや」と試行錯誤する姿勢が期待されているのです。

2. 主体的に活動する

受け身でなく、主体的に研究する姿勢も大切です。

指導教員や先輩だからと言って、いつまでもつきっきりで面倒を見てくれることはありません。

何かわからない、できないことがあった際、進捗会議で「教えてもらったことがないから…」は通用しないです。

誰かのサポートを待つのではなく、自ら先輩や先生に質問する、文献を調べるなど、主体的に動きましょう。

進捗報告では、必ずしも成果を求められていないです。

課題に対して自分がどう考え、何を実施したのか、その取り組み過程を見られています。 

3. 進捗報告テンプレを活用する

資料の体裁や書き方についての細かい部分は、ラボによって異なると思います。

ですが、大抵報告する時には、分かりやすい発表の構成があります。いわゆるテンプレです。

構成を理解し、それに当てはめて発表することで、プレゼンの質は上がるはずです。

「めんどいから我流でやって、ビシバシ指導してもらうんや」という侍魂を持ってる人は必要ないですが…

そうじゃない人はひとまず、テンプレに沿って内容を構成するのがいいと思います。

>>【炎上しない資料の書き方】研究室の進捗報告テンプレを紹介

4. 先輩の報告資料を真似する

資料の作り方の細かい部分は実際はラボによって異なることがほとんどです。

なので、先輩の資料をたくさん見まくって参考にするのが良いと思います。

だいたいどのラボにも過去の報告資料を保管しているフォルダがあるはずです。

遡って色んな人の資料を見まくることで「わかりやすい資料の書き方」が感覚的に分かってくると思います。 

まとめ

最後にこの記事をまとめます。

以上になります。

この記事が学生さんの参考になれば幸いです！